Les questions que l'on nous pose avant de se décider

L'essentiel du travail consiste à importer votre liste de membres existante, puis à créer vos départements et à désigner leurs responsables. Une église qui dispose déjà d'un fichier à jour peut être opérationnelle pour le culte suivant. Si vos informations sont dispersées entre plusieurs cahiers et classeurs, prévoyez plutôt quelques semaines pour les rassembler : c'est cette étape, et non le logiciel, qui prend du temps.

Non. Il n'y a rien à installer : ekklio s'utilise depuis un navigateur, comme un site web. Aucun serveur à administrer, aucune mise à jour à déclencher, aucune sauvegarde à programmer. Une église sans compétence technique interne peut démarrer seule, et l'accompagnement existe pour celles qui préfèrent être guidées.

Oui, et c'est le point de départ recommandé. Les colonnes de votre fichier sont mises en correspondance avec les champs de la fiche membre, sans que vous ayez à le reformater vous-même. Les doublons probables sont signalés avant l'import plutôt que découverts après, ce qui évite de recopier dans ekklio les défauts du fichier d'origine.

Par le registre des membres, et par lui seul. Rassembler d'abord la liste des personnes, même incomplète, donne immédiatement une base sur laquelle tout le reste vient se greffer. Les départements, les engagements et les présences se construisent ensuite, au rythme de votre équipe. Vouloir tout reprendre en même temps est la manière la plus sûre de ne rien terminer.

Non. La plupart des églises commencent par le registre des membres, puis ajoutent les départements et la présence aux cultes une fois l'habitude prise. Les finances viennent souvent plus tard, quand le trésorier est prêt. Les modules partagent la même base de données, donc rien n'est à ressaisir le jour où vous en activez un nouveau.

ekklio est une plateforme web : une connexion est nécessaire pour consulter et saisir des données. Les pages ont été conçues pour rester légères et utilisables sur une connexion mobile modeste. Concrètement, le secrétariat peut travailler depuis un ordinateur au bureau et un responsable de département depuis son téléphone, sans installation ni mise à jour à gérer.

Oui. L'interface s'adapte à l'écran, et il n'y a aucune application à télécharger. C'est une condition pratique dans beaucoup d'églises : le secrétariat dispose d'un ordinateur, mais les responsables de département travaillent depuis leur téléphone, souvent juste après la répétition ou la réunion.

C'est la contrainte principale à prendre au sérieux, davantage que la technique elle-même. ekklio a été conçu pour que chaque responsable n'ait accès qu'à ce qui le concerne : son équipe, son budget. Moins d'écrans à comprendre, moins de risques de se tromper. Le vocabulaire employé est celui de l'église — cultes, ouvriers, départements, dîmes — et non celui du monde de l'entreprise.

Non. Un compte n'est nécessaire qu'aux personnes qui doivent consulter ou saisir des données : le secrétariat, les responsables de département, le trésorier. Un choriste ou un membre de l'équipe d'accueil figure dans ekklio sans avoir besoin de s'y connecter. Multiplier les comptes sans usage réel complique la gestion des accès sans rien apporter.

Oui. La feuille d'un rassemblement reste modifiable, ce qui permet de reporter le lundi ce qui a été noté sur papier la veille. C'est souvent la façon la plus réaliste de démarrer : on ne change pas les habitudes du dimanche matin, on change simplement l'endroit où l'information finit par atterrir.

L'accès est défini par rôle. Un responsable de département voit les personnes de son département, pas la totalité du fichier ni les données financières. Les informations sensibles restent réservées aux comptes que vous habilitez explicitement. Vous décidez qui voit quoi, et vous pouvez retirer un accès à tout moment, par exemple quand un ouvrier change de service.

Non. Les contributions individuelles sont réservées aux comptes explicitement habilités, en pratique le trésorier et les personnes désignées par le conseil. Un responsable de département voit le budget de son équipe, jamais qui a donné quoi. Cette séparation est une règle du produit, pas une option à activer.

Ses droits sont attachés à sa fonction, pas à sa personne. Quand l'engagement est clos, l'accès correspondant se retire, et il se rattache à celui de son successeur lors de la passation. Cela évite la situation la plus banale et la plus risquée dans une organisation : des accès qui restent ouverts des années après que la personne a cessé de servir.

Non. Les données de votre église ne sont ni revendues, ni cédées, ni exploitées à des fins publicitaires. Elles servent uniquement à faire fonctionner votre espace. Vous pouvez en demander la suppression, et vous pouvez les exporter à tout moment pour vérifier ce qu'elles contiennent.

Oui. Les données de votre église vous appartiennent. Vous pouvez à tout moment exporter vos membres, vos présences et vos écritures financières en PDF ou en tableur Excel, sans démarche particulière et sans frais de sortie. Un outil qui retient les données de ses utilisateurs ne mérite pas leur confiance.

Oui. Les montants s'enregistrent et s'affichent dans la devise concernée. Une assemblée de Dakar, d'Abidjan ou de Yaoundé raisonne en francs CFA ; une église de la diaspora en Île-de-France raisonne en euros ; certaines reçoivent des dons dans les deux. Aucune conversion mentale ni tableur intermédiaire n'est nécessaire.

Oui. Aucune liste de départements n'est imposée. Vous créez ceux qui existent réellement chez vous, avec le nom que votre assemblée leur donne. Un logiciel qui impose son propre organigramme oblige l'église à se tordre pour y entrer, et le fichier finit par ne plus décrire personne.

Non, et c'est rarement réaliste dans une assemblée nombreuse. Deux méthodes coexistent : un comptage global, qui suffit à suivre l'affluence, et un pointage nominatif, qui alimente en plus l'historique individuel. Beaucoup d'églises combinent les deux — comptage pour le culte du dimanche, pointage nominatif pour les réunions de semaine.

Non. ekklio suit les finances telles qu'une église les vit : entrées, dépenses, budgets par département et par événement, et l'obligation de rendre compte à une assemblée. Il ne se substitue ni à un comptable, ni aux obligations déclaratives propres à chaque pays. Il fournit en revanche des données propres et exportables pour les préparer.

Elle dure une trentaine de minutes et part de votre organisation réelle : vos départements, vos rassemblements, votre façon de tenir vos comptes. L'objectif n'est pas de dérouler un catalogue de fonctionnalités mais de vérifier ensemble si ekklio correspond à votre fonctionnement. Venez avec votre fichier de membres actuel, même imparfait.

En français, comme l'intégralité de l'interface et des documents produits. ekklio est conçu pour les églises d'Afrique francophone et de la diaspora : il ne s'agit pas d'un outil traduit après coup, avec un vocabulaire approximatif et une assistance dans une autre langue.